Doch was bedeutet das genau?

Am 17.11.2023 wurde vom Bundestag ein Gesetzentwurf verabschiedet, worin beschlossen wurde, dass am dem 01. Januar 2025 eine obligatorischen E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze eingeführt wird.

Wichtig:

• Die verpflichtende E-Rechnung soll zum 1. Januar 2025 für steuerbare und steuerpflichtige inländische B2B-Umsätze eingeführt werden.
• Unter einer E-Rechnung versteht der Gesetzgeber eine Rechnung, welche die europäische Norm EN 16931 erfüllt. Die bereits in der Praxis verwendeten Formate ZUGFeRD 2.x und XRechnung entsprechen dieser Norm.
• Ab dem 1. Januar 2025 müssen grundsätzlich alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Der Versand von E-Rechnungen wird ab dem 1. Januar 2025 ebenfalls für alle Unternehmen zur Pflicht, allerdings soll es Übergangsregelungen geben.
• E-Rechnungen sind keine pdf-Dokumente!
• Bekannte Formate sind "XRechnung", "ZUGFeRD-Format" und „openTRANS“

Übergangsregelungen?

Ab dem 1. Januar 2025 soll der Vorrang der Papierrechnung entfallen und jedes Unternehmen kann E-Rechnungen ausstellen. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen jedoch weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro sollen noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) ausstellen dürfen.

Ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Der aktuelle Stand ist, dass das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange-Verfahren) auch über 2028 hinaus weiter genutzt werden kann. Voraussetzung dafür ist, dass ab dem 1. Januar 2028 aus der EDI-Rechnung ein Meldedatensatz gemäß dem Umsatzsteuergesetz korrekt und vollständig extrahiert werden kann.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht soll nicht für steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie Fahrausweise gelten.

Quelle: https://www.frankfurt-main.ihk.de/recht/uebersicht-alle-rechtsthemen/steuerrecht/umsatzsteuer-national/e-rechnungspflicht-ab-2025-6055774

Elektronische Archivierung

Erhöhte Aufmerksamkeit gilt der Archivierung der ‎elektronischen Unterlagen. Dies ist aber keine Neuheit ‎der elektronischen Rechnung, sondern gilt für alle elektronischen Archive, welche steuerlich relevante Daten ‎und Dokumente aufbewahren.‎ Nach § 14b ‎UStG sind alle Rechnungen, die ein Unternehmer erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren. Dieser Aufbewahrungszeitraum gilt sowohl für elektronische als auch für Papierrechnungen. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Die Rechnungen ‎müssen für den gesamten Zeitraum die Anforderungen ‎des § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG (Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit) erfüllen. Neben den zu beachtenden Vorschriften des ‎Umsatzsteuergesetzes und der ‎Abgabenordnung (§§ 146, 147, 200 AO) ‎sollten Steuerpflichtigen auch die von der Finanzverwaltung aufgestellten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) im Blick haben.

Der Originalzustand ‎der übermittelten Daten muss ‎erkennbar und überprüfbar sein. Nachträgliche ‎Änderungen der archivierten Dokumente müssen ‎ausgeschlossen sein. Zur Erfüllung der Belegfunktion sind Angaben zur Kontierung und zum ‎Buchungsdatum auf dem Beleg erforderlich. Zu ‎beachten ist aber, dass der Originalzustand erhalten ‎bleibt. Zugleich muss nach den GoBD die formelle und ‎sachliche Richtigkeit prüfbar sein.

Während der Aufbewahrungsdauer muss die Lesbarkeit der Rechnung sichergestellt werden. Demzufolge sind die notwendigen Programme vorzuhalten. Die Rechnungen sind im gleichen Format, in dem sie übermittelt wurden, zu archivieren. Dabei müssen Rechnungen vor allem so aufbewahrt werden, dass nachträglich keine Änderungen vorgenommen werden können bzw. Änderungen jederzeit nachvollziehbar sind. Hierfür sind die Verwaltungsvorschriften zu beachten (GoBD).

Elektronische Rechnungen dürfen nicht ausschließlich ausgedruckt archiviert werden. Eine Speicherung in einen einfachen Dateiordner, auf einer Festplatte oder in einem E-Mail-Ordner wird von der Finanzverwaltung ebenfalls regelmäßig nicht anerkannt.

Quelle: https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/elektronische-rechnungen/

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